Chính sách quyền riêng tư
Cập nhật ngày 20 tháng 9 năm 2026.
1. Phạm vi & vai trò dữ liệu
Chính sách áp dụng cho website, tài khoản, workspace, hỗ trợ, thanh toán và các kết nối của NexaFile AI. Người dùng quyết định tài liệu nào được đưa vào dịch vụ và mục đích xử lý; NexaFile vận hành dịch vụ theo cấu hình và quyền được cấp.
2. Dữ liệu chúng tôi xử lý
Thông tin tài khoản, công ty và thành viên; tài liệu và metadata; kết quả phân tích; nhật ký kiểm toán và bảo mật; phiếu hỗ trợ; mã hồ sơ khôi phục bảo mật và hồ sơ phê duyệt; tham chiếu thanh toán; cùng dữ liệu kỹ thuật cần để vận hành dịch vụ.
3. Private AI
Private AI/self-hosted là tùy chọn Enterprise theo hợp đồng riêng; khi bật chế độ đó, workflow có thể dùng model riêng thay cho API GenAI bên thứ ba. NexaFile không tuyên bố dữ liệu “không bao giờ rời công ty” đối với bản SaaS.
4. Mục đích sử dụng
Dữ liệu dịch vụ được xử lý để phân tích tài liệu, tìm kiếm, xuất dữ liệu, cộng tác, bảo mật, chống lạm dụng, hỗ trợ, thông báo dịch vụ và thanh toán. Dữ liệu Google Workspace API chỉ dùng cho chức năng hiển thị mà người dùng yêu cầu; không dùng cho quảng cáo, lập hồ sơ, môi giới dữ liệu, mục đích không liên quan, cải thiện sản phẩm chung hoặc huấn luyện mô hình AI/ML tổng quát.
NexaFile chỉ xử lý nội dung cần thiết cho tính năng bạn yêu cầu và áp dụng biện pháp giảm dữ liệu trước khi chuyển nội dung cần thiết cho nhà cung cấp dịch vụ.
Google Workspace API Data & Limited Use
Việc NexaFile sử dụng và chuyển giao thông tin từ Google Workspace APIs tuân thủ Google API Services User Data Policy, gồm yêu cầu Limited Use. Dữ liệu Google Workspace chỉ dùng cho chức năng NexaFile do người dùng yêu cầu và nhìn thấy.
NexaFile không bán dữ liệu Google Workspace, không dùng cho quảng cáo, và không dùng dữ liệu thô, tổng hợp, ẩn danh hoặc dẫn xuất từ Google Workspace để tạo, huấn luyện hay cải thiện mô hình machine learning hoặc AI tổng quát.
Khi người dùng chủ động kết nối Google Drive và chọn tài liệu, NexaFile chỉ có thể gửi nội dung cần thiết tới nhà cung cấp AI API được cấu hình để thực hiện phân tích đã yêu cầu. Nhà cung cấp hiện tại là OpenAI API. NexaFile không tham gia chia sẻ dữ liệu API để huấn luyện mô hình tổng quát và dùng tùy chọn không lưu khi được hỗ trợ.
5. Connector & nhà cung cấp phụ trợ
Khi kết nối Drive hoặc dịch vụ cloud, NexaFile truy cập dữ liệu trong phạm vi quyền đã cấp và file bạn chọn. OneDrive hỗ trợ tài khoản Microsoft cá nhân và Microsoft 365. SharePoint cần tài khoản Microsoft 365 tổ chức và quyền đọc được ủy quyền Sites.Read.All/Files.Read; tenant có thể yêu cầu quản trị viên chấp thuận. Chấp thuận ứng dụng không tự cấp quyền truy cập site SharePoint cho nhân viên: tài khoản riêng của họ vẫn cần quyền vào site. NexaFile không yêu cầu quyền ghi Microsoft.
6. Lưu giữ, xóa & export
Theo cấu hình workspace, gói hoặc hợp đồng; Owner có thể xóa workspace từ sản phẩm. Sau khi xác nhận và chọn Xóa ngay, NexaFile sẽ xóa ngay dữ liệu hoạt động trong phạm vi hiển thị. Không thể hoàn tác. Hồ sơ bắt buộc theo pháp luật và bản sao lưu có vòng đời riêng.
Chỉ Owner có thể xóa toàn bộ workspace. Sau xác nhận, thao tác này xóa ngay dữ liệu hoạt động và vô hiệu hóa tài khoản thành viên, kết nối cloud cùng quyền truy cập. Hãy xuất dữ liệu cần giữ và kiểm tra nghĩa vụ thanh toán trước khi xóa. Sau khi xác nhận và chọn Xóa ngay, NexaFile sẽ xóa ngay dữ liệu hoạt động trong phạm vi hiển thị. Không thể hoàn tác. Hồ sơ bắt buộc theo pháp luật và bản sao lưu có vòng đời riêng.
7. Bảo mật & sự cố
Dịch vụ hướng tới tenant isolation, least privilege, encryption in transit, access controls, audit logging, rate limiting và quy trình xử lý sự cố. Không hệ thống nào có thể hứa bảo mật tuyệt đối.
8. Quyền riêng tư quốc tế
Yêu cầu truy cập, sửa, xóa, xuất dữ liệu hoặc phản đối xử lý sẽ được xử lý theo luật áp dụng và vai trò bên kiểm soát hoặc bên xử lý dữ liệu của các bên. DPA, SCC hoặc cơ chế chuyển dữ liệu quốc tế khác có thể được cung cấp khi phù hợp cho khách hàng doanh nghiệp.
9. Minh bạch về lưu giữ
| Nhóm dữ liệu | Nguyên tắc lưu giữ |
|---|---|
| Tài liệu và kết quả AI | Theo cấu hình workspace, gói hoặc hợp đồng; Owner có thể xóa workspace từ sản phẩm. |
| Security và audit records | Được giữ khi cần cho bảo mật, chống lạm dụng và nghĩa vụ pháp lý áp dụng. |
| Backup | Có thể tồn tại đến khi hết vòng đời kỹ thuật; không dùng để khôi phục tùy ý dữ liệu đã xóa. |
| Hồ sơ thanh toán | Theo Merchant of Record, nhà cung cấp thanh toán và nghĩa vụ pháp luật áp dụng. |
10. Yêu cầu quyền riêng tư
Gửi yêu cầu tới [email protected], nêu tài khoản, workspace, quyền cần thực hiện và quốc gia hoặc khu vực liên quan. NexaFile có thể yêu cầu xác minh danh tính phù hợp. Thời hạn và ngoại lệ theo luật áp dụng; không có một thời hạn chung cho mọi vai trò dữ liệu và khu vực.
11. Cookie và đo lường
Dịch vụ dùng cookie và phiên cần thiết cho đăng nhập, bảo mật và ngôn ngữ. Đo lường sản phẩm hoặc website phụ thuộc cấu hình môi trường đang vận hành.
12. Vai trò, cơ sở xử lý và yêu cầu theo khu vực
Với dữ liệu tài khoản, thanh toán, bảo mật và vận hành, NexaFile thường xác định mục đích cần thiết để cung cấp và bảo vệ dịch vụ. Với tài liệu trong workspace doanh nghiệp, khách hàng thường xác định mục đích và NexaFile làm theo chỉ dẫn hợp lệ. Cơ sở pháp lý có thể gồm hợp đồng, lợi ích hợp pháp, đồng ý và nghĩa vụ pháp lý tùy khu vực.
13. Trẻ em, tín hiệu trình duyệt và khiếu nại
Dịch vụ không hướng tới trẻ em; người dùng không được cố ý gửi dữ liệu trẻ em khi chưa có thẩm quyền hợp pháp. Do chưa có chuẩn thống nhất, Do Not Track không tự thay đổi mọi hoạt động xử lý; lựa chọn cookie và quyền theo luật vẫn được áp dụng. Khi luật cho phép, người dùng có thể khiếu nại tới cơ quan bảo vệ dữ liệu có thẩm quyền.
