Invoice có thể đi vào hệ thống từ PDF, ảnh hoặc scan giấy. Bước đầu là chuẩn hóa file rồi lấy supplier, invoice number, date, currency, subtotal, tax và total.

Sau extraction, rule nội bộ có thể kiểm tra field bắt buộc, amount bất thường hoặc mismatch. Các exception nên chuyển cho nhân viên review thay vì tự động chấp nhận.

Khi đã review, dữ liệu có thể được đưa vào report hoặc export. Workflow tốt giữ file gốc và evidence để đối soát khi cần.