Chi phí storage phụ thuộc dung lượng file gốc, bản normalized, số lượng tài liệu và thời gian retention. Ảnh scan có thể lớn hơn PDF text rất nhiều.

Đừng chỉ nhìn giá mỗi GB; backup, transfer và số bản sao cũng ảnh hưởng tổng chi phí. Theo dõi dung lượng theo workspace giúp phát hiện customer hoặc workflow tăng nhanh bất thường.

Giảm chi phí bằng cách giới hạn file không cần thiết, chuẩn hóa định dạng và áp dụng retention theo mục đích nghiệp vụ thay vì lưu vô thời hạn.