Không có một con số retention phù hợp cho mọi tài liệu. Hợp đồng đang hiệu lực có thể cần giữ lâu hơn invoice vận hành hoặc bản scan tạm thời. Hãy chia tài liệu theo nhóm và xác định thời gian sử dụng thực tế.

Đặt retention quá dài làm tăng chi phí và phạm vi dữ liệu phải bảo vệ. Quá ngắn lại khiến đội ngũ mất lịch sử cần thiết để review, đối soát hoặc xử lý tranh chấp. SME nên bắt đầu bằng policy đơn giản theo loại tài liệu và owner chịu trách nhiệm.

Khi hết thời gian, hệ thống nên cho phép xóa có kiểm soát và ghi audit. Retention tốt là retention có lý do nghiệp vụ rõ ràng, không phải giữ mọi thứ vô thời hạn.