NexaFile hỗ trợ workspace nhiều user với Owner/Admin/Member, phòng ban, Department Manager, assignment và document privacy theo từng user. Nội dung tài liệu không tự động hiển thị cho Owner, Admin hoặc Manager chỉ vì họ có role cao hơn; người dùng xem tài liệu do mình tạo hoặc tài liệu được gán/chia sẻ rõ ràng.
Team có thể đưa tài liệu vào bằng upload, Paper Scan, Google Drive, OneDrive hoặc SharePoint. Sau AI analysis, workflow có thể thêm rules, revision, reviewer và approval trước khi kết quả được sử dụng.
SharePoint phù hợp khi tài liệu đã nằm trong Microsoft 365 site/library. OneDrive phù hợp cho cả tài khoản Microsoft cá nhân lẫn Microsoft 365. Mỗi user nên kết nối tài khoản cloud của chính mình để quyền truy cập bám theo quyền thực tế của họ.
