プライバシーポリシー
2026年9月20日更新。
1. 適用範囲とデータ上の役割
このポリシーはNexaFile AIのウェブサイト、アカウント、ワークスペース、サポート、請求、および連携機能に適用されます。提出する文書と処理目的は利用者が決定し、NexaFileは設定と許可された権限に従ってサービスを運営します。
2. 処理するデータ
アカウント、会社、メンバーの情報、文書とメタデータ、分析結果、監査・セキュリティログ、サポートの問い合わせ、セキュリティ復旧案件の参照情報と承認記録、請求の参照情報、サービス運営に必要な技術データを扱います。
3. Private AI
プライベート／セルフホストAIは別契約のEnterpriseオプションです。このモードでは、第三者の生成AI APIに代えて専用モデルを利用できます。NexaFileはSaaSのデータが顧客企業の外に一切出ないとは主張しません。
4. 利用目的
一般のサービスデータは、文書分析、検索、出力、共同作業、セキュリティ、不正防止、サポート、通知、請求のために処理されます。Google Workspace APIデータは利用者が依頼した画面上の機能にのみ使用し、広告、プロファイリング、データ仲介、無関係な目的、一般的な製品改善、汎用AI/MLモデルの学習には使用しません。
NexaFileは依頼された機能に必要な内容のみを処理し、サービス提供者への必要な内容の提供前にデータ最小化措置を適用します。
Google Workspace APIデータと限定利用
Google Workspace APIから取得した情報の使用と移転は、限定的使用要件を含むGoogle API Services User Data Policyに従います。Google Workspaceの利用者データは、利用者が依頼し画面上で利用するNexaFile機能にのみ使われます。
NexaFileはGoogle Workspaceの利用者データを販売せず、広告に使用せず、生データ、集計・匿名化データまたは派生データを汎用機械学習・AIモデルの作成、学習、改善に使用しません。
利用者がGoogle Driveを明示的に接続して文書を選ぶと、NexaFileは依頼された分析のために必要な内容だけを設定済みAI API提供者へ送信する場合があります。現在の提供者はOpenAI APIです。汎用モデル学習のためのAPIデータ共有には参加せず、対応する場合は非保存オプションを使用します。
5. 連携サービスと再委託先
Driveやクラウドサービスに接続すると、NexaFileは付与された権限と選択されたファイルの範囲でデータにアクセスします。OneDriveは個人用とMicrosoft 365のアカウントに対応します。SharePointには組織のMicrosoft 365アカウントと読み取り専用の委任権限Sites.Read.All／Files.Readが必要で、テナント管理者の同意が必要な場合があります。アプリへの同意だけでは従業員にSharePointサイトの権限は付与されず、各自のアカウントにサイトのアクセス権が必要です。NexaFileはMicrosoftの書き込み権限を要求しません。
6. 保存、削除、エクスポート
ワークスペースの設定、プランまたは契約によります。Ownerは製品内からワークスペースを削除できます。 確認して「今すぐ削除」を選ぶと、表示された範囲の稼働中データが直ちに削除されます。元に戻せません。法律上保管が必要な記録とバックアップには別の保存期間が適用されます。
ワークスペース全体を削除できるのはオーナーだけです。確認後、稼働中のデータは直ちに削除され、メンバーのアカウント、クラウド接続、アクセス権が無効になります。必要なデータを出力し、請求に関する義務を確認してから削除してください。 確認して「今すぐ削除」を選ぶと、表示された範囲の稼働中データが直ちに削除されます。元に戻せません。法律上保管が必要な記録とバックアップには別の保存期間が適用されます。
7. セキュリティとインシデント
本サービスは、テナント分離、最小権限、通信の暗号化、アクセス制御、監査ログ、レート制限、インシデント対応を基本として設計されています。いかなるシステムも絶対的な安全性を保証できません。
8. 国際的なプライバシー権
アクセス、訂正、削除、エクスポート、処理への異議申立ては、適用法と各当事者の管理者・処理者としての役割に従って対応します。法人顧客には、必要に応じてDPA、標準契約条項（SCC）その他の国際移転の仕組みを提供する場合があります。
9. 保存期間の透明性
| データの種類 | 保存の原則 |
|---|---|
| 文書とAIの出力 | ワークスペースの設定、プランまたは契約によります。Ownerは製品内からワークスペースを削除できます。 |
| セキュリティ・監査記録 | セキュリティ、不正防止、適用法上の義務に必要な期間保存します。 |
| Backup | 技術上の保存期限まで残る場合がありますが、ユーザーが削除したデータを任意に復元するためには使用しません。 |
| 請求記録 | 販売当事者、決済事業者および適用法上の義務に従います。 |
10. プライバシーに関する請求
アカウント、ワークスペース、希望する権利、関係する国または地域を明記し、[email protected]に連絡してください。NexaFileは相応の本人確認を求める場合があります。期限と例外は適用法によって異なり、すべてのデータ上の役割と地域に共通する期限はありません。
11. Cookieと利用状況の測定
本サービスでは、認証、セキュリティ、言語設定に必要なCookieとセッションを使用します。製品やウェブサイトの計測は稼働中の設定に従います。
12. 役割、法的根拠、地域別の請求
アカウント、請求、セキュリティ、運用データについては、NexaFileがサービス提供と保護に必要な目的を通常決定します。法人ワークスペースの文書では、顧客が目的を決め、NexaFileは有効な指示に従います。地域に応じ、契約、正当な利益、同意、法的義務が法的根拠となります。
13. 子ども、ブラウザーの設定、苦情
本サービスは子ども向けではなく、法的権限なく子どものデータを故意に提出してはなりません。統一基準がないためDo Not Trackは処理を自動変更しませんが、表示されたCookie選択と適用法上の権利は利用できます。法律が認める場合、所轄のデータ保護機関へ申し立てられます。
