Datenschutzerklärung
Aktualisiert am 20. September 2026.
1. Geltungsbereich und Datenrollen
Diese Richtlinie gilt für die NexaFile AI-Website, Konten, Arbeitsbereiche, Support, Abrechnung und Anbindungen. Nutzer bestimmen, welche Dokumente zu welchem Zweck eingereicht werden; NexaFile betreibt den Dienst entsprechend den Einstellungen und erteilten Berechtigungen.
2. Von uns verarbeitete Daten
Verarbeitet werden Konto-, Unternehmens- und Mitgliederdaten; Dokumente und Metadaten; Analyseergebnisse; Audit- und Sicherheitsprotokolle; Supportanfragen; Referenzen zu Sicherheitswiederherstellungsfällen und Freigaben; Abrechnungsreferenzen; sowie technische Daten, die für den Betrieb erforderlich sind.
3. Private AI
Private oder selbst gehostete KI ist eine Enterprise-Option mit gesonderter Vereinbarung; dieser Modus kann ein dediziertes Modell statt einer externen generativen KI-API verwenden. NexaFile behauptet nicht, dass SaaS-Daten das Kundenunternehmen niemals verlassen.
4. Zwecke
Allgemeine Dienstdaten werden für Dokumentenanalyse, Suche, Export, Zusammenarbeit, Sicherheit, Missbrauchsschutz, Support, Diensthinweise und Abrechnung verarbeitet. Google-Workspace-API-Daten dienen nur der vom Nutzer angeforderten sichtbaren Funktion, nie Werbung, Profilbildung, Datenhandel, sachfremden Zwecken, allgemeiner Produktverbesserung oder dem Training allgemeiner KI/ML-Modelle.
NexaFile verarbeitet nur Inhalte, die für die angeforderte Funktion nötig sind, und wendet Datenminimierung an, bevor erforderliche Inhalte an einen Dienstleister weitergegeben werden.
Google-Workspace-API-Daten und eingeschränkte Nutzung
NexaFiles Nutzung und Übermittlung von Informationen aus Google Workspace APIs entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Google-Workspace-Nutzerdaten werden nur für vom Nutzer angeforderte, sichtbare NexaFile-Funktionen verwendet.
NexaFile verkauft Google-Workspace-Nutzerdaten nicht, nutzt sie nicht für Werbung und verwendet weder rohe noch aggregierte, anonymisierte oder abgeleitete Daten zur Erstellung, zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner Machine-Learning- oder KI-Modelle.
Wenn ein Nutzer Google Drive ausdrücklich verbindet und Dokumente auswählt, darf NexaFile nur die für die angeforderte Analyse erforderlichen Inhalte an den konfigurierten AI-API-Anbieter senden. Aktueller Anbieter ist OpenAI API. NexaFile nimmt nicht an API-Datenfreigaben zum Training allgemeiner Modelle teil und nutzt, soweit unterstützt, die Nicht-Speicherungsoption.
5. Anbindungen und Unterauftragsverarbeiter
Wenn Sie Drive oder einen Clouddienst verbinden, greift NexaFile nur im Rahmen der erteilten Berechtigungen und der ausgewählten Dateien auf Daten zu. OneDrive unterstützt persönliche und Microsoft-365-Konten. SharePoint erfordert ein Microsoft-365-Organisationskonto und delegierte Leserechte Sites.Read.All/Files.Read; Ihr Mandant kann die Zustimmung eines Administrators verlangen. Die Zustimmung zur App gewährt Mitarbeitenden keinen Zugriff auf SharePoint-Websites: Das eigene Konto benötigt weiterhin die entsprechende Websiteberechtigung. NexaFile fordert keine Microsoft-Schreibrechte an.
6. Aufbewahrung, Löschung und Export
Je nach Arbeitsbereichskonfiguration, Tarif oder Vertrag; Eigentümer können den Arbeitsbereich im Produkt löschen. Nach der Bestätigung und Auswahl von „Jetzt löschen“ entfernt NexaFile die aktiven Daten im angezeigten Umfang sofort. Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. Gesetzlich erforderliche Unterlagen und Sicherungskopien unterliegen eigenen Aufbewahrungsfristen.
Nur der Eigentümer kann den gesamten Arbeitsbereich löschen. Nach der Bestätigung werden aktive Daten sofort gelöscht und Mitgliederkonten, Cloud-Verbindungen und Zugriffe deaktiviert. Exportieren Sie benötigte Daten und prüfen Sie Ihre Zahlungsverpflichtungen vor dem Löschen. Nach der Bestätigung und Auswahl von „Jetzt löschen“ entfernt NexaFile die aktiven Daten im angezeigten Umfang sofort. Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. Gesetzlich erforderliche Unterlagen und Sicherungskopien unterliegen eigenen Aufbewahrungsfristen.
7. Sicherheit und Vorfälle
Der Dienst ist auf Mandantentrennung, geringste Berechtigungen, Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen, Auditprotokolle, Ratenbegrenzung und Vorfallbearbeitung ausgelegt. Kein System kann absolute Sicherheit zusagen.
8. Internationale Datenschutzrechte
Anfragen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Export oder Widerspruch werden nach anwendbarem Recht und den jeweiligen Rollen als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter bearbeitet. Geschäftskunden kann gegebenenfalls ein DPA, Standardvertragsklauseln oder ein anderer Mechanismus für internationale Übermittlungen angeboten werden.
9. Transparenz der Aufbewahrung
| Datenkategorie | Aufbewahrungsgrundsatz |
|---|---|
| Dokumente und KI-Ergebnisse | Je nach Arbeitsbereichskonfiguration, Tarif oder Vertrag; Eigentümer können den Arbeitsbereich im Produkt löschen. |
| Sicherheits- und Prüfprotokolle | Aufbewahrung nach Bedarf für Sicherheit, Missbrauchsverhinderung und geltende gesetzliche Pflichten. |
| Backup | Sie können bis zum technischen Ablauf bestehen bleiben und werden nicht zur willkürlichen Wiederherstellung nutzerseitig gelöschter Daten verwendet. |
| Abrechnungsunterlagen | Nach den Vorgaben des eingetragenen Händlers, des Zahlungsdienstleisters und geltender gesetzlicher Pflichten. |
10. Datenschutzanfragen
Senden Sie Anfragen mit Konto, Arbeitsbereich, gewünschtem Recht und betreffendem Land oder Gebiet an [email protected]. NexaFile kann eine angemessene Identitätsprüfung verlangen. Fristen und Ausnahmen richten sich nach anwendbarem Recht; es gibt keine einheitliche Frist für alle Datenrollen und Regionen.
11. Cookies und Messung
Der Dienst verwendet Cookies und Sitzungen, die für Anmeldung, Sicherheit und Sprache erforderlich sind. Die Messung der Produkt- oder Websitenutzung richtet sich nach der aktiven Betriebskonfiguration.
12. Rollen, Rechtsgrundlagen und regionale Anfragen
Bei Konto-, Abrechnungs-, Sicherheits- und Betriebsdaten bestimmt NexaFile üblicherweise die für Bereitstellung und Schutz nötigen Zwecke. Bei Dokumenten in Geschäftsarbeitsbereichen bestimmt üblicherweise der Kunde den Zweck, und NexaFile folgt gültigen Weisungen. Je nach Region können Vertrag, berechtigtes Interesse, Einwilligung und gesetzliche Pflicht Rechtsgrundlagen sein.
13. Kinder, Browsersignale und Beschwerden
Der Dienst richtet sich nicht an Kinder; Kinderdaten dürfen ohne rechtliche Befugnis nicht wissentlich übermittelt werden. Do Not Track ändert die Verarbeitung mangels einheitlichen Standards nicht automatisch; angezeigte Cookie-Optionen und gesetzliche Rechte bleiben verfügbar. Soweit zulässig, kann Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde eingelegt werden.
